Todas as vezes que optamos, em nossos projetos, pela terceirização de algum serviço ou a compra de algum produto para compor o projeto, temos que nos preocupar com esse gerenciamento em específico.
Muitas vezes gerenciar o trabalho de terceiros, que não estão diretamente controlados no ambiente do projeto não é uma tarefa fácil. Existe ainda a preocupação com a confidencialidade, principalmente quando existem recursos inovadores no projeto que está sendo desenvolvido.
O Pmbok nos ajuda muito a diminuir os riscos e melhorar o desempenho desse tipo de atividade com alguns processos:
Tudo deve começar com o Planejamento e Gerenciamento das Aquisições, onde é feita a documentação das decisões de compras do projeto e identificação dos fornecedores em potencial.
Quando o projeto já está sendo planejado, precisamos Conduzir as Aquisições com a obtenção de respostas dos fornecedores, a seleção dos melhores para o projeto e elaboração/assinatura do contrato.
Depois que o projeto estiver em desenvolvimento é hora de fazermos o Controle das Aquisições, onde é monitorado e acompanhado o desempenho das entregas desses fornecedores, dentro das expectativas definidas no contrato. Caso sejam necessárias mudanças elas devem ser documentadas, os documentos do projeto atualizados e os contratos revistos.
Quando o projeto for concluído ou a parte terceirizada dele for terminada é hora de Encerrar as Aquisições, nesse momento é preciso registrar as lições aprendidas com a aquiaição, lembrando que os bons fornecedores precisão ter suas características no projeto registradas, para serem priorizados em novos projetos, o mesmo acontecendo com fornecedores com desempenho aquém dos esperados para que sejam evitados em novas seleções.
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